大雑把な人より細かい人の方が事務職に向いてるってホント？企業規模でも求められることは違います。

自分は事務職に向いているかな？とお悩みでしょうか。

今回の記事では事務職に向いている人のタイプをご紹介します。特徴に当てはまれば向いていると言えますし、当てはまらなくても気を付けるべき点を理解できます。

自分が向いていることが分かったら精進するのみ、向いていなさそうだったら意識して少し気を付ければいいだけです！ぜひ参考にしてください！

　

事務職全般で必要な特徴８つ

まずは企業規模にかかわらず、どんな事務職でも役に立つ性格・特徴をご紹介します。

丁寧な作業が好き

事務だけではなく仕事全般に言えますが、丁寧な仕事を心掛けましょう。自分が１つスルーすることで後続の作業や他部署へ迷惑をかけることも往々にしてあります。見直しを怠ったり、作業手順を無視するなど、大雑把な仕事では事務は務まりません。

ルーティンワークが好き

決まった時間に、決まった仕事をするーこのような業務を定常業務と呼びます。同じことの繰り返しは苦手という人は事務に向いていないかもしれません。同じことを同じ品質で仕上げることが求められます。

パソコン操作が好き

パソコン作業はパソコンと自分の一対一です。誰かと話しながら業務をすすめるというより、一人黙々とすすめる必要があります。職業病として腰痛や肩凝りを生じやすいので要注意です。

書類作成能力がある

Salesforceや企業オリジナルのシステムを利用する場合もありますが、基本的にMicrosoftのWord、Excel、PowerPointが使えれば問題ありません。

この場合の書類作成とは文字を入力するだけではなくことだけを指すのではなく、送り状や案内文書など様々なフォーマットと差し込み印刷などの諸機能を柔軟に使いこなせる必要があります。使い慣れない場合は、事前に学習しておきましょう。

電話・接客応対に抵抗がない

大企業の本社部門であれば電話や接客のない部署もありますが、支店や小さい組織では必ずと言っていいほど必要な業務です。

そして面接で聞かれることの多い項目でもあります。電話は取次ぎだけの場合もあれば、各種問い合わせに回答する場合もあります。接客応対に不安のある人は面接で具体的な業務範囲を必ず確認しておきましょう。

周囲に相談できるコミュニケーション力

事務は単体で完結するものというより、多数の他業務に付随しています。例えば、伝票起票作業は営業や経理に関わります。自分だけで解決できると自己判断した結果大きな事務事故につながるケースもありますので、迷ったときや分からないときは、主の業務担当者への確認は必須です。初めは「担当者は忙しそうで相談しづらい…」と言われる人もいますが、タイミングを計りながら相談しに行く勇気を持ちましょう。

普段から周囲とのコミュニケーションを良好にとっておけば、トラブルの時も助けてもらえます。

事務事故とは、事務業務を遂行する上で発生した事務処理ミスのことです。会社やクライアント、お客様など関連者の損失を被る事象といえます。会社によって言い方は異なります。

先回りした気遣いができる

事務は他職種のサポート的な立ち位置であるケースが多くあります。例えば、営業サポートでは「契約が取れそう」という一報が入ればその次のステップで必要な準備（契約書や見積書の作成など）をしたり、指示がある前にできるような「固定業務」がたくさんあります。配属間もないころは難しいですが、部署全体の業務を把握するころには周囲をよく見て「痒い所に手が届く」気遣いで頼られることになるでしょう。

しかし「頼られる＝甘えられる」ではありませんので何でも引き受けるのではなく、時にはできないことはお断りする勇気も必要です。もし、気遣いが功を奏して新しい業務を依頼されたら業務の幅を広げるチャンスも手に入ります。

スケジュール管理ができる

定常業務は『年＞月＞週＞日＞時間単位』で事前にカレンダーに入力しておきましょう。作業失念防止に役立ちますし、スケジュールを部署内で共有しておけば、事務の繁忙期や閑散期を誰でも把握することができます。

また他メンバーのスケジュールもなるべく共有してもらい、事務以外の進捗状況を把握することで「先回りした気遣い」をすることができます。

　

事務系専門職に向いている特徴３つ

事務系専門職とは企業内で働く弁護士資格を持つような場合をいいますが、ここでは高度な士業を指さず、就職前後に専門資格を取って専門部署で働いたりする「特殊な専門分野の事務として働く職人」のような場合を前提にしています。

マニュアルどおり業務遂行するのが好き

大企業では部署・課ごとに業務が細分化されており、基本的に既存業務はマニュアルが整備されています。新規業務であっても、新規業務の担当者（主に総合職社員）が作業実務を行う事務担当者に向けてマニュアルを作成し、指導したうえで業務スタートとなります。

よって、マニュアルの読解力が必要です。また、分からないところをうやむやにせずきちんと質問する意識も大切です。理解が曖昧なままスタートさせてしまうと、重大な事務事故を起こしかねません。

一人でコツコツ作業をするのが好き

事務は全く同じ作業を同時に複数で手分けしてやるということはどちらかといえば少ないです。例えば大量の封書が届いた場合には、一斉に開封作業をすることもありますが、作業パートを複数に分けて流れ作業のように進めることがあります。

1. 開封
2. 中身確認
3. 書類入力
4. ファイリング

このように4人で次々にやっていく方法をとる場合も多く、一人作業をひたすらコツコツ積み上げていきます。

正確性を高めるのが好き

マニュアルがあることが多いので、作業の適切・不適切基準が多くの場合ハッキリしています。いかに正確に早く仕上げられるかは事務職の評価指標の一つです。小さなミスが大きな損失を生む場合もあるので、特にヒヤリハット事例と対策方法を積極的に共有して自分のミス率を下げていく努力が求められます。

ヒヤリハットとは、「ヒヤリとする」「ハッとする」から生まれた言葉です。一歩間違えれば重大な事故につながったかもしれない出来事を「発見・認知すること」をいいます。

　

大企業の事務職に向いている特徴２つ

大企業の定義は法律上定められていませんが、ここでは従業員1000人以上のいわゆる大手企業を想定しています。そういった大きな会社は既存の基本業務は整理整頓され、だれでもできるような状態になっています。

業務効率化を追求するのが好き

大企業では膨大な定常業務が存在し、マニュアルも多岐に渡ります。マニュアル通りにすすめることは大前提なのですが、マニュアルも人間が作ったものであり、企業の商品などによって刷新されていく必要があります。

仕事に慣れてくればマニュアル修正を担当することもあるでしょう。マニュアル修正は「本当に必要な作業なのかを１つ１つ丁寧に検討するチャンス」です。ムリ・ムダ・ムラがあれば影響度合いを調査して、思い切ってその作業をやめるという選択も必要です。もちろん一人で決められないので、上長やチームリーダーに提案してみましょう。

チームワークで仕事をする協調性

大企業の事務部門は１つの業務の作業工程を分担して効率化していることがあります。

例えば、第一工程はAさん→第二工程はBさん→第三工程はCさん・・・・・と担当領域が異なり、１つの工程が終わらないと次の工程に移れず、完了が遅延してしまうということが起こります。

こういった工程を分担する業務はルーティンワークに多く、常に一定の作業品質（スピード、正確性）を保って工程のバトンを渡す必要があります。作業品質がバラバラだと、全体のスケジュールを狂わすことで残業を招いたり、事務事故につながりかねません。

自分の担当領域を時間通りミスなく終わらせるには作業慣れも必要ですが、作業チーム全体に思いやりを持つ協調性が非常に大切です。また、大企業の事務部門には一般雇用とは別に障害者雇用枠で採用される人もいらっしゃるので、仲間の特性も見たうえで思いやりを持つことも重要です。

　

中小企業の事務職に向いている特徴

中小企業は業種によって資本金と従業員数が定められており、その範囲に収まる場合に中小企業と呼ばれます。ここでは従業員100人以下のような企業を想定しています。

マニュアルにとらわれない応用力

今まではマニュアル通りにすることが基本であるという説明をしてきましたが、特に小さい組織ではマニュアルがない場合も多くあります。仕事をこなしながらマニュアルを作るケースもあれば、マニュアルをあえて作らないことで常に柔軟で効率的なやり方を採用するよう求めているケースもあります。

マニュアルに書いてあることはあくまでも基本ですが、すべての事象について掲載されているとも限りません。複数のマニュアルをつなぎ合わせながら、最適解を導く、あるいは新しいやり方を提案するといった場面もあるので、マニュアル人間になりすぎないよう意識しましょう。

周囲を巻き込むコミュニケーション力

「周囲に相談できるコミュニケーション力」ではトラブルはスルーしないで相談する必要があると紹介しましたが、特に小さい組織では周囲を巻き込む力も重要です。

もちろん大企業であっても周囲を巻き込んで仕事をしていくことが理想ですが、小さい組織の場合「事務が自分一人」なんていうことも珍しくありません。例えば、こういうやり方に変えたいという場合には、他職種の業務への影響範囲を特定し自らその人に提案し、やり方変更のための協力を仰ぐ必要があります。

臆することなく巻き込むためには、日頃から周囲と信頼関係を作っておくことが大切です。

　

さいごに

事務で求められる性格・性質の特徴をまとめました。事務は数値化して評価することが難しい職種なので、当たり前でしょ！と思うことがきちんとできている必要があるのです。特にコミュニケーションが普段から取れていない人は、トラブルが起きても相談に来てくれないことが多かったです。

人それぞれ個性があるので、苦手だなと思うところは「こうしてみよう」と意識しているとそのうち身についているかもしれません。まずはやってみることが大切ですね！