事務職のルーティンワークにおすすめ！今すぐやるべき効率化３選

事務って手作業や俗人化した業務が多いと考えていませんか？

今回の記事では事務を効率化する簡単な方法を３つにまとめました。

私は2年の事務職を経て、現在はフリーランスとして主に新規事業の事務オペレーション実務＆企画をしています。

徹底的にムリ・ムダ・ムラを省いて、自分の作業効率を上げることで部内一の作業件数と正確性を保ってきました。

効率化したい気持ちは部署メンバーみんなに共通するけど、お金のかかるシステムやツールを部署に導入するのは簡単ではありません！

自分の業務を振り返って効率化を目指し、時間と心の余裕を創出するために、ぜひ参考にしてみてください！

小さな改善が大きな効率化につながる３つの方法

絶対やるべき！スケジュール管理

カレンダーで業務計画を立てる

なんとなく仕事をしていると、今日やらなきゃいけないことなのに定時の時間までに終わらず、結果的に残業になってしまう…そんな経験が私にもあります。

そんなとき、誰でも手っ取り早く取り組める方法にスケジュール管理があります。スケジュール管理？そんなの当然やってる！と思いますか？

しかし、「仕事が終わらない…」と嘆いている人に限ってカレンダーが真っ白なことが大半です。そういう人になぜ真っ白なのか聞くと、「頭で分かっている」からカレンダーに記入しないと答えます。

よくよく話を聞いてみると、頭で分かっているというのは「なんとなく、やる仕事をイメージしている」だけでした。実務マネジメントを行っている中で、自分の一日の業務計画を把握しようと口を酸っぱく言ってきました。

自分のためのカレンダーですが、カレンダーは社内システムで共有されていることも多く、メンバーの状況を把握することが可能ですし、自分の状況を知らせるためにも役立ちます。

スケジュール管理で必要なのは４ステップ

たくさん仕事があるんだから、全部考えるのは面倒くさい！と思いませんか？

そんな時は今日絶対に優先したい仕事を２～３個ピックアップして、業務計画を立てます。その重要な業務の合間に、優先順位の低い仕事に着手します。今日は優先順位が低いのだから、後回しでもいいのです。

後回しにした仕事は別の日になれば締切が迫ってくることなどによって優先順位が高くなり、最終的に終わらせることができます。

イレギュラーな仕事が発生してスケジュール通りにうまくいかないこともありますが、計画が見えているため再調整がしやすいです。

スケジュール管理はタスク管理とは違うの？

スケジュールと似たような言葉にタスクがあります。タスクとは、仕事を構成するための小さな単位の作業のことを言います。タスク＝仕事ではありません。

ざっと思い浮かべただけでも8個の作業がありました。この一つ一つの小さな作業がタスクです。そして、スケジュール管理の中の「優先された仕事が決めた時間内に終わるにはどうすべきか考える」のに役立つのがタスク分解です。

タスク分解とは、仕事を始める前に、その仕事を構成している要素がなんなのかを見える化することです。

時間のかかる仕事はタスク分解して、終了までの見通しを立てる

先ほどのダイレクトメールを発送する場合でも、大量の宛先がある場合は一人では途方に暮れてしまうかもしれません。こういった場合にタスク分解をしておくことで、作業ごとに分担することも可能になります。

タスク分解に時間がかかったとしても、タスク分解をすることによるメリットのほうが大きいため、慣れるまでは面倒でも意識的にタスク分解していくことが重要です。

タスクをリストアップする効果的な方法

上司や監督者に「タスクを洗い出してください」と言われると、手順を考えながら洗い出す人が多いのではないでしょうか？

手順に従って洗い出す方法を「ダウンストリーム」と言いますが、これは自分の経験や知識を元にした想定のため、経験や知識の範囲外のことが起きるリスクを事前に把握するのが難しいです。

そこで、タスクをリストアップすることに慣れたら、ゴールから逆算して洗い出す方法「アップストリーム」を取り入れるとより効果を発揮します。

アップストリームで洗い出しを行うと、当初考えた手順では思いつかなかったタスク（発送件数を確認する）に気づきました。

この場合、発送件数が分からないとチラシの印刷枚数が決まらず、作業中に「チラシが足りない」事態が発生し、2回目の印刷という余計なタスクを発生させる可能性があります。

こういった、手順通りでは思いつかない想定外の事態を予防するのに効果的なことが分かりますね。

業務改善！仕事のムリ・ムダ・ムラを洗い出す

スケジュール管理は自分一人でできる効率化ですが、仕事は常に一人というわけではないと思います。複数で手分けしたり、一緒に仕事をすすめることがあります。

一人では無理していたり（ムリ）、二人で似たようなことを重複してやっていたり（ムダ）、三人で手分けしたら作業品質に差ができてしまったり（ムラ）。

このようなムリ・ムダ・ムラを徹底的に削減していくことも効率化手段の一つです。この３つをまとめて３M（スリーエム）と呼ぶことがあります。

仕事全体を洗い出す

仕事を洗い出すための業務一覧表を作成してみましょう。自分担当の仕事だけではなく、部内の仕事全体を把握してみると自分の仕事がどこにどう影響しているのかも見えてきます。

業務一覧表と検索すると様々なフォーマットがあるので、自分の仕事に合うものを見つけて利用しましょう。

私はbisosean（ビズオーシャン）の書式テンプレにお世話になっています。一部有料もありますが、あらゆるテンプレートが無料で利用可能となっている事務職必見のサイトです。

一人では視野が狭くなりがちなので、部内に協力を求めるのが近道です。自分一人の効率化ではなく、部内全体の効率化になることなので協力を求めやすいです。

改善できそうなところを探す

業務一覧表が出来上がったら、ムリ・ムダ・ムラがどこにあるのか探します。

仕事を洗い出せても、改善できるところを見つけないことには先に進めません。どの作業も今までやってきたことなので必要に思えますが、必ず改善できるところはあります！

改善計画を立てて実行する

先ほどのような視点で探してみると愚痴みたいですが、普段仕事をしながら感じていることは改善できる余地があるということです。それらを改善するにはどうすればいいのか考えてみます。

仕事の内容によっては改善が難しそうに見えるものの、形骸化している作業というのはたくさんあるものです。高度な改善をする必要はなく、自分のできる範囲でやってみることが大切です。

効果を振り返る

一度にすべてを改善するのが難しい場合、少しずつ実行してみます。従来のやり方のほうが良ければ戻すことも検討しましょう。振り返ることで、「もっとこうしたほうがいい」と改善を進化させることもできるかもしれません。

「振り返り フレームワーク」と検索するとたくさんありますので使いやすいものを取り入れるといいですが、個人的な範囲であれば簡単に振り返ることでも十分です。

無意識のうちに考えながらやっているつもりでも、書き出してみると気づきを得やすいので書き出すことをオススメします。

マニュアルで誰でもできるようにする

マニュアルがない仕事はありませんか？jimの今の仕事ではマニュアルのない仕事がたくさんあります。その意図としては、まだ新しい事業なので、仕事を進めながら柔軟にベストな方法を取り入れて改善していくためです。

マニュアルがない場合、誰かに引継ぎするときに説明不足を招きやすく、結果として作業ミスにつながるリスクがあります。また、作業担当が突発でお休みしたり退職する際には誰も対応することができません。

こういった状態を「属人化」していると呼びます。属人化を防止するために、自分の知識・経験を基に、読みやすく理解しやすいマニュアルを作る必要があります。

基本構成・フォーマットは他のマニュアルと統一する

マニュアルは単体で存在するのではなく、他のマニュアルを参照したり、目的の項目を探しやすいということが絶対です。

他のマニュアルと同じ基本構成・フォーマットで作る（または他も含めて整える）と、部署内のマニュアルに慣れるのが早く、探し出す情報に早くたどり着くようになります。

PowerPoint、Excel、wordなどファイル形式に決まりはありませんが、なるべく同じもので蓄積できるように整えましょう。

業務フローチャートを作る

一般的なページの順番として表紙→目次の後に、業務フローチャートで「ココ」の仕事の話であるというのを明確にしておきましょう。

そのマニュアルが部署の業務のどこに位置づけされているのか、他への影響を理解しやすいようにしておくことが業務理解の第一歩です。

図や画像を用いて、視覚的に入ってきやすくする

初めての人でも、そのマニュアルを見れば作業ができるようにしておくことも大切です。そこで、実際の画面を貼付して手順を視覚的に示しましょう。比較のために表を用いることも有用です。

印刷して格納する場合はコスト的な観点からカラー印刷は難しいかもしれませんが、オンラインで共有することを前提にする場合には、カラーで分かりやすくしておきましょう。

オンラインで確認できるように共有フォルダに格納する

作業中に必ずしもオンラインで確認できるとは限りませんが、常にPCで共有状態にしておくと、作業担当者同士で修正も容易になります。読み取り専用に設定し、書き込みパスワードを作っておけば、誤って上書きされることもありません。

さいごに

有料のツールやシステムを導入しなくても今すぐできる効率化の手段をまとめました。小さな改善でも積み重なれば大きな効率化となり、生産性向上につながります。

1日10分の余裕時間が生まれれば、1カ月（実働20日）で3.33時間、1年で40時間、40時間＝5日分。

実務マネジメントを行っているとき、メンバー一人当たり1日10分残業時間を減らす目標を立てていました。

ただでえ忙しい中に面倒なことを私が持ち込んできた…と、メンバーは思ったはずです。しかしやってみると知らないことも見えてきて、相互に教えあうような雰囲気も醸成できました。

まずはやってみることが大切ですね！